Datenschutzhinweise für LIVE ONLINE der Juristischen Fachseminare mittels ZOOM

Wir informieren Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool Zoom, um LIVE ONLINE Seminare durchzuführen.

Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Die Juristischen Fachseminare haben hierzu einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DS-GVO mit Zoom abgeschlossen.

Zoom ist Teilnehmer des EU-U.S. Privacy Shield und hat sich hiernach zur Einhaltung der EU-Datenschutzregeln nach der DS-GVO verpflichtet.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von LIVE ONLINE Seminaren steht, sind

Juristische Fachseminare
Institut für angewandtes Recht
Rechtsanwältin Marita Basten
Rudolf-Stöcker-Weg 5
53115 Bonn

Email: datenschutz@juristische-fachseminare.de

Hinweis:
Soweit Sie die Internetseite von Zoom (www.zoom.us) aufrufen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software (App) für die Nutzung von Zoom herunterzuladen.

Sie können Zoom auch ohne regelmäßigen Aufruf der Internetseite nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID zum LIVE ONLINE Seminar direkt in der heruntergeladenen und installierten Zoom-App eingeben.

Wenn Sie die Zoom-App nicht nutzen wollen oder können, sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von Zoom finden. Für den Datenschutz betreffend den verwendeten Browser ist in diesem Fall dessen Hersteller verantwortlich.

Welche Daten werden wofür verarbeitet?

Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem LIVE ONLINE Seminar machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
• Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben die Möglichkeit, in einem LIVE ONLINE Seminar die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im LIVE ONLINE Seminar anzuzeigen und zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-App abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem LIVE ONLINE Seminar teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Die Aufzeichnungen vorgenannter Daten erfolgen ausschließlich zur rechtssicheren Dokumentation der Teilnahme und dem ggf. erforderlich Nachweis der Inhalteentsprechung gem. § 15 Abs. 2 FAO gegenüber den Rechtsanwaltskammern. Dieser lautet:

"(2) Bei Fortbildungsveranstaltungen, die nicht in Präsenzform durchgeführt werden, müssen die Möglichkeiten der Interaktion des Referenten mit den Teilnehmern sowie der Teilnehmer untereinander während der Dauer der Fortbildungsveranstaltung sichergestellt sein und der Nachweis der durchgängigen Teilnahme erbracht werden."

Hierneben dienen die Daten zum Nachweis der Teilnahme und hiermit verbundene Abrechnungszwecke.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden Zoom, um LIVE ONLINE Seminare als Fortbildungen gem. § 15 FAO durchzuführen. Wir zeichnen LIVE ONLINE Seminare – wie vorstehend geschildert, zu Dokumentationszwecken auf. Der Umstand der Aufzeichnung wird Ihnen in der Zoom-App angezeigt (rotes Kreissymbol mit Punkt).

Hierneben protokollieren wir Chatinhalte aus vorgenannten Gründen.

Für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von LIVE ONLINE Seminaren können wir ggf. auch die gestellten Fragen von LIVE ONLINE Seminar-Teilnehmenden verarbeiten. Dies geschieht lediglich, um weiterführende Fragen, die nicht unmittelbar oder nicht vollständig beantwortet werden können, im Nachgang zum LIVE ONLINE Seminar durch die jeweiligen Referenten beantworten zu lassen.

Wenn Sie bei Zoom als Benutzer registriert sind, was nicht Voraussetzung der Nutzung von Zoom ist, können Berichte über Webinare (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in LIVE ONLINE Seminare, Umfragefunktion in LIVE ONLINE Seminare) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von LIVE ONLINE Seminaren ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO, da die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen (etwa bei Gasthörern oder im Rahmen der Ausbildung von Referenten in der LIVE ONLINE Seminar-Technik), ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von LIVE ONLINE Seminare sowie in der Präsentation und Validierung der LIVE ONLINE Seminare.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an LIVE ONLINE Seminaren verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.

Eine Weitergabe erfolgt ggf. nur und ausschließlich bei Nichtanerkennung von LIVE ONLINE Seminare durch Rechtsanwaltskammern bzw. bei Nachfragen von Rechtsanwaltskammer zur Beurteilung der Anerkennungsfähigkeit von durch Teilnehmer eingereichten Nachweisen nach § 15 FAO.

Wir werden die Weitergabe stets nach dem Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 c DS-GVO) auf dasjenige Maß beschränken, das erforderlich ist, unseren Teilnehmern einen geeigneten Nachweis gegenüber der jeweiligen Rechtsanwaltskammer zu ermöglichen.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von Zoom erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Zoom vorgesehen ist. Die Datenschutzerklärung von Zoom ist unter www.zoom.us/privacy  abrufbar.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DS-GVO entspricht.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung mehr besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche zu prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist in Betracht.

Soweit die Datenverarbeitung zum Nachweis nach § 15 FAO gegenüber der Rechtsanwaltskammer erfolgt, löschen wir die Daten, sobald nicht mehr mit Überprüfungen betreffend die Anerkennungsfähigkeit zu rechnen ist, d.h. in der Regel 6 Monate nach Ablauf des Jahres, in dem das Webinar stattgefunden hat bzw. dem die Fortbildungsverpflichtung zuzuordnen ist.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 20.04.2020